Mẫu hóa đơn bán hàng file Excel là một trong những mẫu file thông dụng được các doanh nghiệp sử dụng trong hoạt động bán hàng. Trên thực tế, kế toán cũng có thể biết đến mẫu này với tên gọi khác là mẫu hoá đơn bán lẻ, mẫu hoá đơn bán lẻ Excel. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu bài viết dưới đây để nắm rõ hơn mẫu hóa đơn bán hàng file Excel mới nhất.
Hóa đơn bán hàng có phải là hóa đơn điện tử không?
Căn cứ theo Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có giải thích về hóa đơn điện tử như sau:
“1. Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in. 2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó: a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn. b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế. 3. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in là hóa đơn được thể hiện dưới dạng giấy do cơ quan thuế đặt in để bán cho tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng và trường hợp được mua hóa đơn của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 23 Nghị định này để sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.“
Do đó, hóa đơn bán hàng có thể được lập dưới dạng hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử. Các tổ chức và cá nhân kinh doanh, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, lập và ghi nhận thông tin trên hóa đơn này bằng phương tiện điện tử. Điều này cho phép tăng hiệu quả quản lý, giảm chi phí và đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch.
Ngoài ra, hóa đơn bán hàng có thể được lập dưới dạng hóa đơn giấy tùy theo sự lựa chọn của doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh.
Các nội dung cần có trên mẫu hóa đơn bán hàng file excel
Mẫu hoá đơn Excel cho hoá đơn bán hàng cần được sắp xếp theo bố cục hợp lý, rõ ràng và có đầy đủ các thông tin cần thiết như:
Hóa đơn bán hàng sau khi 2 bên đã ký tên, đóng dấu thì mỗi bên sẽ giữ 1 bản. Người bán giữ 1 bản và 1 bản sẽ được giao cho người mua để phục vụ công tác kiểm tra, xác nhận nếu cần thiết trong tương lai
Đối tượng sử dụng hóa đơn bán hàng
Căn cứ theo khoản 2, điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về đối tượng sử dụng hóa đơn bán hàng như sau:
“ 2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau: a) Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động: – Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa; – Hoạt động vận tải quốc tế; – Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu; – Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài. b) Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.
Như vậy, hóa đơn bán hàng được dùng cho các tổ chức, cá nhân phù hợp với các điều kiện sau đây:
Lưu ý khi sử dụng mẫu hóa đơn bán hàng file excel
Khi sử dụng hóa đơn bán hàng file excel, bạn cần chú ý tính chính xác ghi trên hóa đơn:
Mẫu hóa đơn bán hàng là loại chứng từ gốc trong kế toán. Đây là căn cứ để toán kế toán sử dụng trong các trường hợp như: Dùng trong giao dịch mua bán hàng hóa ra nước ngoài; Quản lý thuế, giúp quá trình kê khai thuế dễ dàng và thuận tiện hơn
Sử dụng mẫu hóa đơn bán hàng file excel hay bất kỳ mẫu hóa đơn nào thì doanh nghiệp cũng cần đáp ứng đầy đủ quy định của pháp luật để tránh việc bị xử phạt hoặc những vấn đề nghiêm trọng hơn như sai sót thông tin kế toán. Giờ đây, các doanh nghiệp không cần quá lo lắng cho vấn đề này bởi lẽ đã có những phần mềm nhiều tính năng tiện ích như phần mềm kế toán online MISA AMIS, MISA SME…
Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để quản lý công tác tài chính – kế toán hiệu quả hơn.
